1. Verantwoordelijke

TheWebConnection, een onderneming van BQNT B.V., is verwerkingsverantwoordelijke voor gegevens rond de website, aanvragen, klantenaccounts, bestellingen, facturatie, support en beheer. Correspondentieadres: Laatstraat 15C, 2200 Noorderwijk, België. Privacyvragen kunt u sturen naar support@thewebconnection.eu.

2. Welke gegevens wij verwerken

• naam, organisatie, adres, e-mail en telefoon;
• account-, klant-, order-, factuur- en betaalstatusgegevens, maar geen volledige betaalkaartgegevens;
• domeinen, DNS-, hosting-, mailbox- en technische configuratiegegevens;
• tickets, formulieren, terugbelverzoeken en communicatie met Data-Sam;
• IP-adres, apparaat-, login-, beveiligings- en gebruikslogboeken;
• gegevens die nodig zijn voor levering, migratie, support of wettelijke administratie.

TheWebConnection is doorgaans verwerker, niet eigenaar, van persoonsgegevens die een klant zelf in een gehoste website, mailbox of applicatie plaatst.

3. Doelen en grondslagen

Wij gebruiken gegevens om een overeenkomst voor te bereiden en uit te voeren, accounts en diensten te leveren, betalingen en administratie af te handelen, support en beveiliging te bieden en misbruik te voorkomen. Wettelijke administratie berust op een wettelijke plicht. Beveiliging, kwaliteitsverbetering en redelijke zakelijke communicatie kunnen berusten op een gerechtvaardigd belang. Voor niet-noodzakelijke cookies of marketing vragen wij toestemming waar dat verplicht is.

4. Data-Sam en AI

Chattekst kan voor beantwoording worden doorgestuurd naar een gecontracteerde AI-dienst. Waar technisch beschikbaar schakelen wij opslag door het AI-model uit. Deel geen wachtwoorden, betaalgegevens, medische gegevens of andere gevoelige informatie. Data-Sam neemt geen besluiten met rechtsgevolg zonder menselijke controle; offertes, betalingen, accountacties en technische fixes worden door regels of een medewerker bevestigd.

5. Met wie wij gegevens delen

Alleen waar nodig delen wij gegevens met verwerkers en leveranciers voor hosting, DirectAdmin, WordPress/WooCommerce, e-mail, support, beveiliging, Mollie-betalingen, TransIP-domeinen, telefonie en AI. Ook kunnen professionele adviseurs of bevoegde autoriteiten gegevens ontvangen wanneer dat wettelijk nodig is. Wij verkopen geen persoonsgegevens.

6. Doorgifte buiten de EER

Wij kiezen waar mogelijk verwerking binnen de Europese Economische Ruimte. Wanneer een leverancier buiten de EER verwerkt, gebruiken wij een erkend adequaatheidsbesluit of passende waarborgen, zoals de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.

7. Bewaartermijnen

• aanvragen en gesloten tickets: normaal maximaal 24 maanden na afronding;
• account- en dienstgegevens: gedurende de overeenkomst en daarna zolang nodig voor nazorg of rechtsvorderingen;
• facturen en relevante boekhouding: 7 jaar vanaf 1 januari volgend op het jaar van uitgifte, of langer wanneer de wet dat eist;
• beveiligingslogs: normaal maximaal 12 maanden, tenzij onderzoek naar een incident langer bewaren vereist;
• back-ups: volgens een beperkte, roterende back-upcyclus.

8. Cookies

De website gebruikt noodzakelijke cookies voor taalkeuze, sessies, beveiliging, winkelmand en accountfuncties. Niet-noodzakelijke analyse- of marketingcookies worden alleen geplaatst na toestemming wanneer die worden gebruikt. U kunt cookies via uw browser verwijderen; noodzakelijke functies kunnen dan minder goed werken.

9. Beveiliging

Wij gebruiken passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleutelde verbindingen, toegangsbeperking, gescheiden accounts, logging, updates en back-ups. Geen systeem is volledig risicoloos. Meld een vermoedelijk incident direct via support@thewebconnection.eu.

10. Uw rechten

U kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar. Toestemming kunt u intrekken zonder dat eerdere verwerking onrechtmatig wordt. Wij kunnen identiteit controleren en antwoorden normaal binnen één maand. Sommige gegevens moeten wij wegens wet of rechtsvorderingen bewaren.

11. Klacht en wijzigingen

Neem eerst contact op via support@thewebconnection.eu. U kunt ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit of de toezichthouder in uw woonland. Wij passen deze verklaring aan wanneer diensten of regels wijzigen en tonen bovenaan de actuele datum.